На удалёнку без потери качества: опыт Debex

За последние две недели вопрос о том, как оперативно перевести сотрудников в пространство онлайн и не разладить бизнес, стал остро актуальным. Удаленная работа вовсе не равнозначна потере контроля, безответственности работников и краху компании. Она может оказаться даже эффективнее офисной, если продуктивно наладить бизнес-процессы. Благодаря такому подходу к работе можно выявить тех, кто работает много и качественно и тех, кто филонит. Сооснователь CarPrice и Debex Олег Заньков поделился своим опытом перевода команды на удаленную работу, рассказал, как он наладил эффективное взаимодействие между сотрудниками и какие инструменты для этого использовал. Бизнесмен также поделился секретом, как избежать безответственности работников и сделать так, чтобы каждый чувствовал себя частью команды и вносил свой ежедневный вклад в развитие компании. Кодекс удаленного работника вместо должностной инструкции CarPrice начали год назад переводить IT-команду на удаленную работу. Сперва разрешили людям работать из дома 1 день в неделю. Откатали схему в течение 2-3 недель и перевели сотрудников наполовину на домашнюю работу. 2-4 дня сотрудник трудился дома, остальное время – в офисе. Чуть позже разрешили уйти на полную удаленку всем желающим. Debex полностью перешел на удаленный режим с 18 марта – на это потребовалось буквально пару дней. Для того, чтобы работа продолжала быть эффективной компания прописала Кодекс удаленного работника. Это своего рода обещания, которые сотрудник дает команде: Работать 40 часов в неделю; Быть доступным для коммуникации в течение рабочего дня. Каждый удалёнщик должен самостоятельно создать нормальные способы коммуникации; Обеспечить на всех онлайн-встречах хорошее качество связи, хороший звук, видео и т.д.; Информировать коллег о статусе доступности и где можно человека найти; Не пропускать ежедневные встречи в определенное время (планерки, где каждый сотрудник рассказывает, что делал вчера, сегодня и какие есть проблемы); Давать конструктивный фидбэк работе коллег и конструктивно воспринимать оценку своей работы; Присутствовать при необходимости в офисе. Задача каждого удаленного сотрудника – сделать так, чтобы с ним было комфортно работать вне зависимости от места его нахождения. Инструменты и подходы, которые позволят удаленку сделать понятней и удобней для остальных Домашний роутер. Скорость интернета от провайдера – это не та скорость, которая будет на компьютере. Скорость на проводе равна скорости на компьютере, а вот wi-fi гасит скорость. Поэтому нужен инстурмент с мощным процессором 5G (например, ASUS RT-AC68U), а также подключение к сети wi-fi 5g Наушники и гарнитура. Если покупать дешевые аксессуары, ваши собеседники будут слышать все, что угодно на фоне, но не вас. Поэтому наушники должны быть с шумоподавлением или гарнитура с DSP процессором с шумо- и эхоподавлением. Например, вот такие: Apple Earpods; Apple AirPods; Plantronic Blackwire 3220 USB-A; Jabra EVOLVE 20MS Stereo. VPN. Если нужна связь с офисным компьютером, нужно также настроить связь с офисной сетью через VPN. Онлайн-платформы для эффективной работы Первое, что нужно сделать, – проанализировать ваш офис и подобрать онлайн замену. Офис = онлайн-пространство для всех сотрудников; Встреча в офисе = видеосвязь; Чаты = чаты; Маркерная доска = онлайн флипчарт; Устные задачи\почта = доска задач онлайн (тасктрекер); Обсуждение бумаг = общие документы онлайн; Назначение встреч = общий онлайн календарь; Пересылка документов по почте = облачный диск; Таймер. Офис онлайн Это может быть Bitrix, Slack или иные приложения. Плюс в том, что в таких пространствах сразу добавлены все сотрудники, не нужно никого искать. Программа создает общее пространство для общения и позволяет понять, кто онлайн, а кто отошел В практике Debex Slack используется для IT сотрудников, Bitrix24 – для остальных. Видеосвязь Zoom. Требует установки программы, но обладает широким функционалом; Google Meet. Работает в браузере. Удобен, если в организации используют Gmail. Отлично интегрирован с гугл календарём; Bitrix24. Удобен, если заведена вся компания. Есть бесплатный тариф. Он не использует промежуточные сервера, соединяет ваш браузер с браузером собеседника. Это хорошо для связи, даже если центральные перегружены. Обычные (WhatsApp, Telegram и др.) или бизнес-чаты (Bitrix24 и Slack). Плюсы Bitrix24: Все люди компании могут быть добавлены; Человеку можно позвонить по видео или аудиосвязи, а не только написать; Информация дублируется на почту: если человека не было в онлайне, он получит уведомление на почту. Плюсы Slack: Возможность отвечать в общем чате на сообщение отдельного человека, другие этого не видят. Диалог выделяется в отдельное окно. Это очень удобно. В обычных чатах такое невозможно; Каналы – группировка, где можно назначить темы, в которых можно добавлять разных людей или всех людей компании сразу. Это темы для переписки. Например, канал по названию проекта. Онлайн флипчарт Один из вариантов - Miro.com. Это онлайн доска, на которую может зайти тот, у кого есть доступ и совместно с другими обсудить рабочие задачи через составление Mind map, схем и т.д. Доска задач или трекер Это программы, через которые можно видеть срочные и не очень срочные задачи, те, что в работе и те, что уже выполнены (Trello, Bitrix24, Google Таблицы). Общие документы Эти программы позволяют параллельно редактировать документы: Google Docs; Office365; Облако Mail.ru; Мой Офис. Учетные системы Необходимы для фиксации каких-либо НПА, документов, стандартов, положений и т.д.: Bitrix24; Airtable (каждый счет на оплаты можно привязать к определенному акту. Подойдет для проектов, которые требуют быстрого запуска. Это что-то между CRM и таблицей); Google таблицы. Бизнес-процессы Bitrix24 для настройки логики бизнес-процессов; Integromat.com Для настройки автоматических сценариев. Мониторит входящую почту и записывает в гугл-таблицу параметры, которые вы заложите, например, дату и тему письма. Далее программа проверяет приложение к письму и производит с ним действия, которые также запрограммированы владельцем софта; Zapier.com может связать разные сервисы между собой. Календарь Важный софт, который облегчает жизнь и коммуникации между коллегами. Просто посмотрев в календарь, коллега может назначить созвон или встречу в свободный слот, при этом не придется уточнять, когда кому удобно. Чтобы календарь эффективно работал, он должен постоянно обновляться, а свободное время должно быть действительно свободно. Программу можно синхронизировать со смартфоном. Так, телефон будет напоминать, когда у вас встречи. Это могут быть Google Calendar, Office365, Bitrix24 или другие варианты. Облачный диск Необходим для хранения большого объема данных. Bitrix24 Есть неограниченный тариф на компанию (10 т.р. в месяц); Есть нарекания по стабильности, может долго синхронизироваться или не синхронизироваться вообще. Но постоянно улучшается. Яндекс.Диск Можно сэкономить место на компьютере; Удобно делиться скриншотами. Mail.ru Диск Почти как Яндекс. Google Disk Удобен, если используется Google Suite. Debex.Диск Неограниченный объем для клиентов Debex. Таймер Важен для мониторинга времени на встречах. Его использование позволяет экономить время на более важные задачи и не затягивать совещания и обсуждения. Один из вариантов – по данной ссылке. Debex.CRM Программа работы клиентов Debex с контрагентами по сделкам цессий. Плюсы: Все контрагенты уже в системе. Никого искать не нужно Дополнительные уведомления, если клиент не был в онлайн Отчеты о прочтении Контроль сроков ответа брокерами Обмен файлами Архив и полная история переписки Ритуалы и планирование как в Debex Общая доска задач для команды, где фиксируются долгосрочные\квартальные\недельные задачи для компании\департаментов\сотрудника. Ежедневный созвон, что сделано вчера, какие планы на сегодня. Зеркалирование на доске задач во время разговора. Каждый сотрудник дает обещание, что он сделает за сегодня. Когда руководитель дает задание это одно, а когда сам сотрудник дает обещание – другое. Так он сам отвечает за свои слова: если не сделает, значит подвел себя и команду. Это сильно меняет подход к ответственности и продуктивности сотрудника. Каждый фиксирует свои ежедневные задачи самостоятельно, но совместно с остальными планирует цели, например, на ближайшую неделю. В удаленной работе важно, чтобы задачи сотрудники ставили самостоятельно. При этом такой подход не исключает возможности руководителя поставить задачу для работника. Абсолютно все звонки и встречи нужно заносить в календарь. Для любой встречи более 2 человек, вы просто находите в календаре свободное время и включаете ссылку на видеоконференцию в приглашение. Для того, чтобы календарь работал эффективно, он должен вестись постоянно. При чем каждый должен бронировать в нем время для своих же задач. Так, другие работники поймут, что в определенное время человек занят и несколько дел не будут накладываться друг на друга. Как внедрять бизнес-процессы для удаленной работы Для начала назначьте регулярную ежедневную встречу в календаре. Выделите на каждого сотрудника по 3-4 минуты и обсудите, что сделано вчера, какие планы на сегодня и какие проблемы возникают. Причем обсуждение проблем логичнее будет вынести персонально на другое время. Так можно в тестовой режиме поработать 1-3 недели, а далее добавить ретроспективу. Это инструмент, который предполагает проведение двухчасовых сессий (время может быть больше или меньше в зависимости от задачи) раз в две недели. На таких сессиях обсуждается, что было хорошо, что плохо и что стоит изменить, модифицировать в любой сфере. В сессиях участвует вся команда. Это дает возможность менять команду к лучшему. После этого пора добавлять двухнедельное планирование спринта. Для этого потребуется провести 2-3 часовую встречу, на которой обсуждается, что компания должна сделать в ближайшие 2 недели, поделить задачи на подцели, и определить кто и что может сделать для их достижения. Участие в обсуждениях принимает вся команда. Самое важное для эффективной удаленной работы Не пытайтесь все контролировать, контролируйте важное и предоставьте сотрудникам больше самостоятельности. Это вернется вам их доверием и большей преданностью. Daily meeting желательно назначить до 10 человек. Если сотрудников много, онлайн-встречи лучше делить на команды по 10 человек. Важно помнить, что все перечисленные инструменты вторичны. Для эффективной удаленной работы первичны общение и обещания людей. Руководитель должен построить общение с людьми и подключить их к жизни компании, организовать их включение в процесс. Людям нужно время адаптироваться. На первых порах будут лаги, но все это разрешимо. На ретроспективах обсуждайте с работниками, что нужно поменять, улучшить. Вся удаленная работа строится на точном планировании, поэтому обязательно вносить все звонки и встречи в календарь.