Чек-лист: как анализировать работу удаленной команды

Сейчас, при экстренном переходе отдельных команд и целых компаний на «удаленку», появилась необходимость в новых инструментах. Для контроля и управления дистанционной работой коллектива СRM, почты, мессенджеров и конференц-коллов не достаточно, требуется комплексный формат, сводящий вместе все потоки аналитики и планирования. Предлагаю воспользоваться чек-листом, который быстро адаптируется и настраивается под параметры любой компании. Инструмент мы разработали за сутки. Благодарю за это членов моей команды, которые участвовали в доработке, улучшали и тестировали его в кратчайшие сроки, и отдельно — Анну Александрову. В предлагаемой форме объединены несколько документов: 1. Создать Google-таблицу с занесением шаблона ежедневного детального плана/факта работ по каждому отделу и каждому сотруднику (см. по ссылке). Данный шаблон создается на каждый новый рабочий день. 2. Предоставить доступы к таблице (с правом ее редактировать) всем сотрудникам, имеющим отношение к плану/факту работ отдела: Важно не забыть предоставлять доступ не только к самому шаблону, но и ко всем продублированным вкладкам рабочих дней. 4. Установить тайминг заполнения ежедневного плана/факта. Тайминг, заданный в нашей компании — до 19:00 ежедневно каждым сотрудником должны быть предоставлены детализированные по SMART: На первое время рекомендую закладывать от 30 до 60 минут в день на каждого сотрудника на заполнение шаблона. Это время нужно, чтобы привыкнуть к новой системе отчетности, через несколько коллеги будут тратить на нее в среднем около 20 минут. А хлопоты по внедрению инструмента быстро окупятся четкостью процессов, дисциплиной, оцифрованными планами и результатами. 4. Назначить ответственных за ведение ежедневного плана/факта. При этом заполнение шаблона на ежедневной основе — на каждом сотруднике, контроль за соблюдением правил и требований формы плана/факта, сроков и качества заполнения — на руководителе. 5. По готовности все таблицы дня объединять в общий сводный Google-файл по всей компании для презентации высшему руководству на ежедневной основе. Обратите внимаение, в сводных материалах нет детализации конкретных работ, только соотношение показателей запланированных и фактических по каждому на ежедневной основе (см. ниже). 6. Прописать основные показатели ежедневной онлайн-формы (кроме оцифрованных SMART-формулировок плана и факта работ): 7. Обязательно донести до всех сотрудников правила заполнения своего ежедневного чек-листа. Порядок заполнения ежедневной формы (единый шаблон, который копируется на все даты дистанционной работы): 1. Заполнение шапки документа: 2. Заполнение таблицы: Столбец А. Название отдела. Это нужно для удобства сведения единого отчета по всей компании в общую таблицу. Без этой графы вы добавите работу консолидаторам информации. Столбец В. ФИО каждого сотрудника отдела. Столбец С. Д олжность каждого сотрудника отдела. Столбец D. Фиксация шаблонных этапов работ на каждый день: Столбец Е. Описание задач на день по SMART (цель, процесс, планируемый результат). Заполняется вместе со столбцами J и K Столбец F. Корректировки в планы задач от непосредственного руководства (заполняется руководителем при необходимости). Столбец G. Статус согласования задач руководителем подразделения (согласовано, не согласовано). Ответственность за заполнение на руководителе отдела! Столбец H. Статус согласования задач высшим руководством. Ответственность за заполнение на руководителе подразделения. Статус «Согласовано» ставится руководителем подразделения по умолчанию. Столбец H необходим только в том случае, если высшее руководство принимает непосредственное участие в промежуточном контроле дистанционных работ компании. Столбец I. Фактический результат по итогам работ за день. Описание по SMART (конкретный результат работ, оправдывающий поставленные цели на день). Столбец J. План на день в минутах, всегда не менее 480 (8 часов). Заполняется после столбца E и вместе со столбцом K. Столбец K. План на день в процентах = вес каждой задачи в %. Считается от значения в столбце J по элементарной формуле определения % (480 минут = 100%). Важно: в ам нужна строчка напротив блока «Плановый ежедневный показатель», там должны стоять максимальные показатели плана на день (без формулы, просто максимальные значения): Тогда показатель будет «чист», исходя из плановой эффективности на день. А вот показатели J и K напротив блока «Суммарный показатель по всем задачам для проверки верности планирования» будут перепроверкой — суммарным показателем по всем оцифровкам за день (через формулу «сумм» по всем задачам каждого сотрудника по времени и по %). Так вы будете сравнивать как план ежедневной эффективности может расходиться с фактом и за счет каких конкретно задач. Столбец L. Факт за день в минутах. Всегда должен быть не меньше 480 минут (8 часов). Столбец M. Факт за день. Вес каждой задачи в %. Если в факте работ получается меньше 100% — важно требовать объяснений, в связи с чем это произошло (должно быть понятно через результаты, описанные в столбце I). Столбец N. Эффективность за день в % (от самый субъективный, но показательный для всех коэффициент). По задачам заполняется вручную, если она выполнена полностью — 100%, наполовину — 50% и т.д. Коллеги, помните, что к дистанционке готовы далеко мне все, многим не хватает самодисциплины. Поэтому создавайте правила эффективности и инструменты, которые позволят людям не терять производительности. И не перекладывайте это на плечи сотрудников — это дело «капитана»! Делюсь правилами, которые мы запускали в нашей команде. 1. Руководитель каждого отдела/подразделения создает отдельную Google-таблицу для своей команды по утвержденному шаблону. 2. Задача каждого руководителя: 3. Задачи при дистанционном доступе: Грамотно организованная удаленка минимально отличается от офисных будней. Чтобы работа дома не превратилась в неконтролируемый поток, мы подготовили несколько рекомендаций: 1. Организуйте рабочее пространство. Вполне достаточно удобного стола, на котором нет ничего лишнего, только действительно нужные для дела вещи: ежедневник, рабочий блокнот, документы. Такая рабочая зона поможет быстро сосредоточиться и не отвлекаться на посторонние вещи. Этому же будет способствовать и аналог «офисной» одежды. Конечно, не нужно влезать в костюм, но в халате или пижаме работать не стоит. 2. График работы не должен отличаться от дня в офисе. Наша эффективность не должна снижаться так же как и уровень оплаты труда, который остается неизменным при дистанционной работе. 3. Планирование, отчетность и дисциплина. Для этого мы разработали удобную форму — чтобы все могли держать себя в тонусе на ежедневной основе. 4. Перерывы стоит устраивать с той же частотой, что и в офисе — не чаще и не реже. 5. Поговорите с домашними. Это очень важно: члены семьи должны четко понимать, что в течение дня вы — на работе, только в homeoffice, поскольку компания заботится о вашей безопасности. В это время вы не будете заниматься домашними делами. Объясните, что при невозможности сосредоточиться вы можете допустить ошибки, которые будут стоить вам лишнего времени или денег, что отразится и на членах семьи. Фото Pixabay