Коллеги, всё горит: когда лучше не писать письма

Можно избежать некоторых проблем, если знать, когда лучше не писать. Решать вопросы в письменной форме удобно, но не всегда уместно. О том, когда не надо тратить время на письма, рассказывают Максим Ильяхов и Людмила Сарычева в книге «Новые правила деловой переписки». Не пишите на эмоциях Когда несправедливость и ярость наступают со всех сторон, но кричать на работе неэтично и стыдно, ваш первый порыв — это написать письмо. Вы думаете, что сразу поставите виновных на место, за что удостоитесь похвалы директора, а коллеги проникнутся к вам уважением. По факту всё происходит иначе. Когда вы пишете на эмоциях, эти эмоции невозможно скрыть. Как бы тщательно вы ни подбирали слова, ваш гнев или претензии будут заметны в тексте.Иллюстрация из книги «Новые правила деловой переписки»Когда вы находитесь под влиянием эмоций, то не замечаете, насколько это очевидно для окружающих. Особенно, если всплеск вызван серьёзным конфликтом и застарелыми обидами: эти причины проявятся в письме, даже если вы их тщательно замаскируете. Поэтому лучше предложите обидчику переговорить с глазу на глаз или дождитесь, пока эмоции схлынут и вы сможете написать письмо без эмоциональной окраски. «Правила, которые помогут поймать себя на эмоциях:Если вам очень хочется написать это письмо — это эмоции. Если вы прочитали письмо и вам не терпится на него ответить — это эмоции. Если, отвечая на письмо, вы пишете и стираете текст, подбираете слова и пытаетесь выглядеть спокойным и объективным — вами движут эмоции. Нужно сначала успокоиться, а потом... ПОЗВОНИТЬ!» Цитата из книги «Новые правила деловой переписки»Не пишите вместо планёрки Когда в компании возникает вопрос, касающийся каждого сотрудника, самый неудачный способ его обсудить — создание коллективной переписки. Планёрки — удобный способ взаимодействия и решения проблем. Руководитель ведёт планёрку и вовремя пресекает тех, кто отклоняется от тем обсуждения. В почтовой планёрке царит хаос: все пишут невпопад, иногда не нажимают «Ответить всем», и в результате главная мысль теряется.Иллюстрация из книги «Новые правила деловой переписки»Не пишите в случае «пожара» Если у вас срочный вопрос, который требует незамедлительного решения, звоните или договаривайтесь о личной встрече. Так вы не будете нервничать в ожидании ответа и ежеминутно проверять почту в ожидании обратной связи. Все отвечают на электронные письма по-разному: кто-то проверяет почту несколько раз в день, кто-то открывает ящик в конце недели, а кто-то получает уведомления о всех входящих письмах и сразу на них реагирует. Не возлагайте на письма больших надежд, помните: срочные вопросы решаются в личном разговоре.«Не пишите письма, когда что-то "горит": то есть случилось что-то из ряда вон выходящее, нужна мгновенная реакция адресата или вся работа встала без ответа этого человека. Всё, что в почте, по умолчанию не "горит"» Цитата из книги «Новые правила деловой переписки»Не пишите в сложных ситуациях Опасно надеяться на письма, когда на кону обсуждение непростого вопроса или запуска нового проекта, где важны даже детали. Читатель может не уделить письму должного внимания, просмотреть по диагонали и в итоге не вникнуть. В результате вы получите быстрый ответ и будете недоумевать, почему нет дополнительных вопросов или уточнений.Иллюстрация из книги «Новые правила деловой переписки»Если вопрос срочный, а личное обсуждение невозможно, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо и прилагаемые к нему документы были понятны: 1. Предупредите читателя об объёме письма и его важности. 2. Вставьте в письмо текст всего документа или его часть, если письмо от этого не «разорвёт». 3. Разбейте письмо на разделы с подзаголовками. 4. Задайте в письме вопросы или поделитесь сомнениями. Если читатель их проигнорирует, вы поймёте, что он читал письмо невнимательно.«Сложные концепции лучше представлять лично: следя за реакцией, рисуя схемы и сразу отвечая на вопросы. Людям трудно вникать в запутанную мысль, когда она описана в письме, и чаще всего они пробегутся по диагонали и поймут всё неправильно. А то и вовсе не вникнут и просто со всем согласятся» Цитата из книги «Новые правила деловой переписки»Ещё раз коротко:— Не пишите на эмоциях— Не пишите вместо планёрки— Не пишите, когда всё горит— Не пишите в сложных ситуациях«Новые правила деловой переписки» — понятные и хорошо изложенные принципы написания деловых писем. С этой книгой ваши переписки в рабочей почте будут ставиться в пример всей компании. Подробнее о книге Читайте также:«Учитесь учиться, не следуйте за своими увлечениями — расширяйте их»Почему вежливые письма могут бесить3 неловкие ситуации в письмах по работе .stk-post [data-anim-name="preset-fadeInUp"]:not(#stk) { opacity: 0; transform: translate3d(0, 100%, 0) } .stk-post [data-anim-name="preset-fadeInDown"]:not(#stk) { opacity: 0; transform: translate3d(0, -100%, 0) } .stk-post [data-anim-name="preset-fadeInLeft"]:not(#stk) { opacity: 0; transform: translate3d(-100%, 0, 0) }