Когда нужно найти ключевого спикера за 30 минут: почему не стоит бояться форс-мажоров на конференциях

Три зоны риска За более чем полугодовую историю нашей команды мы успели организовать 7 конференций и форумов по блокчейну, криптовалютам и ICO. Мероприятия прошли в четырех странах мира, их посетили в общей сложности 15 тысяч человек. Этого опыта хватило бы, чтобы написать небольшой томик о том, как попытаться избежать или предвидеть форс-мажоры в event-индустрии. В этом томике обязательно была бы философская глава о постижении дзена в такие моменты. Потому что важно помнить, что чрезвычайные ситуации как минимум поднимают ваш профессиональный уровень. Как максимум — меняют ивент в лучшую сторону. Итак, основываясь на нашем опыте, существует три главных зоны риска: Площадка мероприятия Даже если вы заключили самый подробный и юридически подкованный договор на свете, в последний момент могут выясниться совершенно невероятные вещи. Например, за день до ивента владельцы помещения из лучших побуждений решают заменить мебель, и теперь в зале помещается не 200 стульев, а 170. Или в здании прорвало трубу, произошел сбой системы отопления, на улице -25, в залах по ощущениям примерно столько же, а у вас впереди лекции в течение восьми часов. Человеческий фактор Помимо основных организаторов мероприятия (у нас в команде 8 человек), в организации участвуют еще до 100 специалистов-подрядчиков (спикеры, кейтеринг, ведущие, застройщики, волонтеры). Чем больше задействовано людей, тем больше вероятность, что кто-то неправильно понял задачу, забыл или опоздал. Работа с волонтерами — вообще отдельная история, их нужно постоянно контролировать и следить, чтобы они вели себя корректно со спикерами и не пропали в важный момент конференции. Поэтому на хороших мероприятиях всегда есть отдельный человек, задача которого — исключительно работа с волонтерами. Техника Тут и объяснять не нужно. Разумеется, до мероприятия оборудование для регистрации участников, микрофоны, электричество, Wi-Fi-точки, проекторы и прочие атрибуты современного ивента проверяются по нескольку раз. Но случаются аномалии (необъяснимые с точки зрения физики), когда они вдруг перестают работать или работают не так, как хотелось бы. Особенно это касается систем регистраций: сколько их не проверяй заранее, они отказываются функционировать так, как надо. О том, как справляться с подобными форс-мажорами, написано немало статей, смысл которых — показать способы исправить ситуацию, чтобы быстро вернуться к первоначальному плану. Однако иногда случаются, не побоюсь этого слова, чудеса, и форс-мажоры приводят к улучшенной версии мероприятия. У нас таких было несколько, и я хочу поделиться ими. Переезжаем в «Сколково» В ноябре прошлого года мы делали свою первую «Криптоконференцию» в Москве и с размахом анонсировали ее во многих СМИ. Тогда и произошел первый глобальный (как нам тогда казалось) форс-мажор: по независящим от нас причинам мы были вынуждены сменить площадку мероприятия. Часть билетов уже была продана, и у нас не было возможности перенести ивент на другую дату, а у многих других площадок эта дата была занята. После активных поисков через два дня, мы переехали в «Сколково». Конференция была посвящена технологии блокчейн и криптовалютам, провести ее в самом инновационном кластере страны было отличной идеей. Такая синергия дала огромный результат! Изначально мы планировали привлечь 1500 участников, и это был наш оптимистичный сценарий. В итоге мы собрали почти 2 тысячи человек. При этом за неделю до мероприятия нам пришлось закрыть продажу стандартных билетов: их было продано столько, что мы опасались толпы в залах. Час молитвы в Индонезии В мае этого года мы проводили конференцию по криптовалютам в Индонезии. Это была чистой воды авантюра — попробовать за два месяца организовать ивент, находясь за 10 тысяч км. Тем не менее все прошло прекрасно. Индонезия — самая многонаселенная мусульманская страна, 88% жителей исповедуют ислам, это примерно 202 миллиона человек. Большинство мусульман страны — сунниты — сконцентрированы вокруг столицы Индонезии, Джакарты. Именно в этом городе мы и организовывали мероприятие. Оставалась неделя до конференции. Программа спланирована. Брошюры напечатаны. Тайминг для спикеров утвержден. И тут, в случайном разговоре с нашим переводчиком, мы узнаем, что у индонезийцев есть час молитвы. С 12.00 до 13.00, где бы они не находились, они обязаны молиться. На конференции Blockchain INDO в Джакарте В результате нам пришлось сделать двухчасовой перерыв с 12.00 до 14.00: час на молитву и час на обед. Нужно было переделывать полиграфию и арендовать дополнительный зал. Но труды были не напрасны! Поскольку конференция была международной, то часть участников удалилось на молитву, а остальные не стали терять время даром, и устроили нетворкинг. После конференции к нам подходили люди и говорили, что это были очень продуктивные два часа: они были потрачены на знакомства, посещение выставки в спокойном темпе и общение. А индонезийцы были благодарны, что мы проявили уважение к их религии. Ранее мы всегда делали упор на плотной лекционной программе конференции, чтобы участник получил максимальное количество знаний. Но эта ситуация показала, что нетворкинг не менее важен, и сподвигла нас пересмотреть программу остальных мероприятий, сделать время на свободное общение конкурентным преимуществом. Так, в нашем новом летнем мероприятии появились регулярные 15-минутные перерывы. Где найти спикера? Эта ситуация также произошла в Индонезии. Шел второй день мероприятия. За полчаса до своего выступления спикер позвонил, чтобы сообщить, что он не сможет приехать. Если бы такая ситуация произошла в России, то история была бы не столь критичной, но в Индонезии, чужой для нас стране, найти замену спикеру за 30 минут было тяжело. Выручил нетворкинг! За день до этого, на afterparty после первого дня конференции, мы познакомились с одним из участников, его звали Maury G, он представлял Next Level Consulting. Бизнесмен оказался крайне харизматичным и интересным собеседником, он так поразил нас, что мы начали жалеть, что не пригласили его стать спикером. И этот момент случайно, но настал. Мы решили предложить ему выступить, на что он сказал: «Конечно! Я всегда с собой ношу на всякий случай презентацию». В итоге это было одно из самых запоминающихся выступлений на двухдневной конференции, столько вопросов не задавали ни одному спикеру, а в конце провожали овациями. Голливудский «десант» Февраль этого года. Последний день перед криптоконференцией в Алматы. Посреди застройки и общей суеты раздается звонок: нам сообщают, что завтра в городе будут проездом Эрик Робертс, Бай Лин, Марк Дакаскос и Кэри Тагава (актеры из популярных фильмов и сериалов «Форс-мажоры», «Такси», «Неудержимые» и других) и… они просят билеты на конференцию. Сначала мы даже подумали, что это розыгрыш, но в списки внесли. Голливудские актеры на криптоконференции в Казахстане Стоит ли рассказывать, какой ажиотаж вызвало появление голливудских звезд на мероприятии? Их приезд выбил из колеи часть тщательно продуманной деловой программы: на время залы опустели, выстроилась очередь за селфи. Приближалось время обеда, поэтому мы без особых потерь скорректировали план мероприятия. Зато все участники остались довольны, а мы получили дополнительный информационный повод, охват в СМИ и социальных сетях. Как у других? Поверьте, форс-мажоры не обходят стороной и крупнейшие ивенты, известные и в России, и за рубежом. Помните Олимпиаду в Сочи, когда на церемонии открытия случился форс-мажор, и одно из пяти колец не раскрылось? Позже Константин Эрнст, креативный продюсер церемонии, рассказал: «Я потом расследовал, ирландские риггеры, которые их делали, ночью уронили одно кольцо, и видя меня, который не спал пятые сутки, они побоялись об этом сказать». Однако организаторам с блеском удалось обыграть это на церемонии закрытия, и нераскрывшееся кольцо стало чуть ли не визитной карточкой и «изюминкой» события. Отличный кейс есть и у фестиваля «Пикник Афиши». В прошлом году на продаже билетов они заработали 200 миллионов, фестиваль посетили более 60 тысяч человек, в социальных сетях появилось 12 тысяч постов. Все начиналось именно с форс-мажоров. На первом фестивале была только одна сцена, пара палаток, а хедлайнером стала группа The Future Sound of London, которая в России на тот момент не продала ни одного альбома. Но даже при таком раскладе на мероприятие пришло не 5 тысяч человек, как планировалось, а в 2 раза больше. Первый форс-мажор — милиция перекрыла вход, второй — отключила электричество до окончания выступления. Это спровоцировало еще больше разговоров вокруг фестиваля и такой успех фестиваля помог сделать его ежегодным. Американцы очень любят выражение: «If life gives you lemons, make lemonade». Оно как нельзя лучше подходит тем, кто работает в event-индустрии. Не зацикливайтесь на форс-мажорах, не паникуйте, спокойно решайте возникшую проблему, тем более, как показывает практика, непредвиденная ситуация может сыграть вам на руку. Материалы по теме: Где провести мероприятие в Москве: 9 новых площадок Хакатон Hack The Media: почему мы жалеем, что вы это пропустили Как прошла конференция FinTech Russia 2018 Этот способ поможет сделать классное мероприятие (и узнать все о ваших клиентах) 47 лучших мероприятий по финтеху в России и мире