Как подтвердить командировку, если авансовые отчеты, билеты и счета утеряны.

По итогам выездной ревизии налоговики усомнились в том, что компания отправляла сотрудников в командировки. Всех авансовых отчетов, билетов перевозчиков и счетов за гостиницы у компании не нашлось. В связи с этим организации было предложено доплатить: НДС в размере 300 тыс. рублей; НДФЛ в сумме 3,8 млн рублей; пени по НДФЛ 1,7 млн рублей; штраф по ст. 123 НК РФ 280 тыс. рублей. Итого: около 6 млн рублей. Организация с этим не согласилась и обратилась в суд. Там пояснила, что у инспекции не было оснований делать вывод об отсутствии факта командирования. Служебные поездки имели место в 2011 году. Тогда же сотрудники своевременно оформляли авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих фактически понесенные расходы на проезд и проживание в гостиницах. В 2013 году в результате локальной протечки системы отведения канализационных стоков в арендуемом помещении, используемом для хранения архивных документов, произошло физическое повреждение первичных учетных, финансовых и иных документов. По данному факту в присутствии начальника службы эксплуатации здания составлен акт комиссионного обследования. В соответствии с заключением комиссии, папки с документами, пришедшие в негодность, дальнейшему использованию не подлежат, и должны быть уничтожены в установленном законодательством порядке. Таким образом, авансовые отчеты за 2011 год с подтверждающими документами были утрачены в результате аварии и впоследствии уничтожены, как не подлежащие хранению. После этого общество занималось восстановлением утраченной документации, в том числе путем обращений за подтверждением к перевозчикам и предприятиям гостиничного хозяйства, услугами которых пользовались сотрудники, в результате чего: 1) авансовые отчеты были восстановлены в полном объеме; 2) от перевозчиков и гостиниц получены ответы, подтверждающие факт перелетов и проживания; 3) в инспекцию дополнительно представлены: приказы о направлении работников в командировки; служебные задания; командировочные удостоверения; журналы учета работников, выбывающих в командировки; табели учета рабочего времени; частично копии кассовых чеков, билетов и счетов гостиниц; материалы инвентаризации счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; заявления работников в адрес инспекции, в которых работники подтверждают своевременное составление и представление ими в бухгалтерию в 2011 году авансовых отчетов с подтверждающими документами, а также отсутствие претензий по выданным подотчет суммам со стороны работодателя. Учитывая изложенное, суд со ссылкой на письмо Минфина РФ от 16.08.2011 03-03-06/3/7, решил, что факты командировок и понесенных на них расходов подтверждены. Решение ИФНС незаконно. РЕШЕНИЕ Арбитражного суда г. Москвы от 18.07.2017 № А40-203789/16-108-1786 Документ включен в СПС "Консультант Плюс"