Как оптимизировать отчетность в компании: советы от аналитика данных

Глоссарий

Любая работа с отчетностью начинается с составления глоссария, в который входят список всех метрик, используемых в компании, и методология расчета каждой из них. Далее для каждой метрики необходимо определить владельца методологии. Не менее важный этап при работе с глоссарием – создание инструмента для регулярного обновления и информирования стейкхолдеров.

Витрины

Для создания отчетности, которой доверяют, важен единый источник данных – обычно это слой DATAMART в хранилище данных. Витрины данных необходимо разрабатывать с учетом методологии глоссария, а отчеты должны использовать только промышленные витрины данных. Так мы добьемся идентичности данных в отчетах и выгрузках аналитиков.

При разработке витрин всегда помним про целостность данных – а именно о том, что все данные перетекли из источника в витрины. Кроме того, необходим мониторинг работы ETL-процессов. Важно, чтобы витрины регулярно обновлялись к запланированному сроку и для каждой был определен свой SLA времени обновления данных (Service Level Agreement).

В реестре витрин описываем поля, периодичность их обновления и источники. А для контроля качества данных разрабатываем логические проверки для ключевых метрик: сравнение с референтными значениями, проверка на заполнение полей, наличие NULL и т. д. Например, если у компании в среднем выручка 1 млн рублей в день, а в каком-то из периодов есть сильное отклонение от этого значения, то мониторинг подсветит нам эту проблему.

Разработка

Ни для кого не секрет, что данные между отчетами должны быть синхронизированы. К примеру, если метрика «Выручка» используется в разных отчетах, то этот показатель должен быть везде одинаковым, иначе это приведет к длительной верификации данных и, соответственно, снизит скорость и качество управленческих решений.

При разработке отчетов не следует допускать избыточности данных. Еще не забудьте про автоматизацию предоставления доступов: когда в компанию приходит новый человек, ему по умолчанию открывается доступ к отчетам, которые будут нужны для его работы.

Визуализация

Еще один важный компонент отчетности – визуализация. Держим в фокусе интерфейс дашборда, он должен быть интуитивно понятным, поэтому все отчеты лучше оформлять в едином дизайне: используем корпоративный стиль, цвета и шрифты, настраиваем расположение фильтров и элементов управления и т. д. Дашборд не перенасыщаем визуальными элементами – лучше выбрать не более 5-6 на лист. Лайфхак: установите SLA для измерения скорости отрисовки визуальных элементов.

Личный опыт принятия решений на основе данных

Главная функция отчетности – способствовать принятию быстрых и качественных управленческих решений. В «Лиге Ставок» при переходе на новую систему отчетности мы активно мониторили то, как часто и в каком ключе используются отчеты, а затем ежемесячно убирали невостребованные отчеты в архив, тем самым снижая нагрузку и упрощая переход на новую систему.

Переходя в новую BI-систему, мы действовали по следующему плану: стабилизировали работу хранилища данных, внедрив SLA на обновление, разработали аналитический слой данных, составили глоссарий основных метрик, тем самым получив отчетность, которую можно просто использовать и доверять ей.

Вместо резюме расскажем, что нужно для безупречной отчетности. Чек-лист от Дмитрия Акимова:

Единый источник для отчетов – витрины. Стабильность решения: отчеты регулярно обновляются согласно установленным KPI. Синхронность данных: во всех отчетах цифры по соответствующим метрикам совпадают. Актуальность: в отчете всегда отображены дата и время последних загруженных данных. Исключена избыточность данных: убраны неиспользуемые поля, фильтры и показатели, загружен только релевантный период истории. Разработан реестр отчетов, в котором указаны краткое описание, владелец, периодичность обновления, ссылка, условия доступа. Автоматизация доступа к отчетам для групп пользователей (по согласованию с руководителем отдела/департамента). Минимизировано дублирование данных в отчетах, что позволит оптимизировать нагрузку системы и администрирование. Разработана архитектурная документация BI-системы. Установлено регулярное оповещение сотрудников об изменениях и появлении новых отчетов.