Всегда на связи: как синхронизировать таск-трекеры и не пропускать задачи от клиентов
Специалисты, которые хоть раз пропускали задачу от клиента, наверняка задумывались, как перестать быть всё время настороже и мониторить каналы связи. В агентстве performance-маркетинга Digital Geeks нашли способ упростить этот процесс. Генеральный директор и сторонник автоматизации Владимир Малюгин поделился с Sostav инструкцией, как синхронизировать два таск-трекера по технологии low-code.
Есть проблемаБывает так, что клиент ставит задачу, а подрядчик её не видит. А потом слышит от заказчика: «Ребята, а как там задача, которую мы ставили два дня назад?» Такая ситуация опасна, как обоюдоострый нож. С одной стороны, пресловутый человеческий фактор подпортил репутацию не одной компании, с другой — у хорошего аккаунт-менеджера наверняка есть более важные дела, чем ежечасный мониторинг таск-трекера (а то и нескольких каналов коммуникации).
Исправить эту неловкую ситуацию поможет автоматизация.
Один интерфейсМы работаем со строительным холдингом Legenda Intelligent Development, обеспечиваем продвижение объектов в классифайдах. Компания взаимодействует с агентствами через Trello, установив правила коммуникации и требования к скорости реакции на сообщения.
Заказчик ставит нам задачи только в этом таск-трекере. Там мы фиксируем степень их выполнения, обмениваемся вопросами и комментариями. Кроме того, раз в неделю мы созваниваемся, чтобы обсудить рабочие моменты.
Чтобы ежечасно не открывать Trello в ожидании новых сообщений и не захламлять почту уведомлениями, мы настроили синхронизацию сервиса с таск-трекером Asana. В нём у нас создана проектная среда с продуманными шаблонами задач и инструкциями. Мы уже два года работы с этим сервисом, и, конечно, нам удобнее видеть все процессы в одном интерфейсе.
Распределение задачКогда клиент создает задачу в Trello, она автоматически попадает в наш раздел «Входящие» в Asana и назначается ответственному сотруднику. Он не может её проигнорировать, потому что получает уведомление о появлении задачи, после чего становится исполнителем.
Когда задача поступает из Trello, это сразу видно. Мы переносим её в нужную секцию проекта и подгоняем под свой формат: устанавливаем дедлайн, дополняем описание, добавляем подзадачи и меняем ответственного, если это необходимо. Все внутренние обсуждения ведём в комментариях. Это очень удобно: чтобы найти какую-то информацию, не нужно прочесывать почту и мессенджеры.
Если у нас появляются вопросы к клиенту, которые не терпят до еженедельного созвона, мы переходим в Trello. Таким образом, наши внутренние обсуждения и переписка с заказчиком не пересекаются, и никто не тратит время на чтение лишней информации.
Как синхронизировать таск-трекерыДля интеграции двух систем можно использовать сервис Make (бывший Integromat), как это сделали мы. Он работает по технологии low-code, а значит, не требует навыков программирования. Использовать сервис может любой сотрудник со знанием английского языка и техническим складом ума.
В Make нужно создать скрипт, который работает по следующей схеме:
алгоритм ищет новые новые карточки в определенном разделе Trello;найденные задачи он передает в Asana, транслируя название, описание и дедлайн.
Скрипт загружает задачу в определенный проект (в нашем случае – Legenda). Чтобы создать алгоритм в Make, можно использовать нашу инструкцию из пяти шагов.
Шаг 1: создаём подключение к Trello.
Шаг 2: создаём подключение к Asana.
Шаг 3: выбираем нужную доску в Trello и настраиваем поиск новых задач.
Шаг 4: получаем данные по каждой новой карточке.
Шаг 5: выбираем соответствующий проект в Asana, после чего автоматически создаём и наполняем задачи.
Что ещё можно улучшитьПри такой схеме таск-трекеры синхронизируются только в момент создания задачи. Нам этого достаточно, потому что мы еженедельно созваниваемся с клиентом. Однако можно пойти дальше и настроить сквозную интеграцию по ключевым параметрам: названию, описанию, дедлайну и вложениям. Тогда изменения в Trello будут автоматически отображаться в Asana. К примеру, если клиент через пару дней после создания задачи прикрепит к ней файл, его увидит команда агентства.
С помощью Make можно синхронизировать не только Trello и Asana, но и другие сервисы. Например, настроить отправку информации из файла Google Sheets в Telegram-чат.