Чат-бот. Как сотрудники IT-компании перестали донимать своего HR

Коллектив нашей компании давно не помещается ни в один отдел, ни в один офис, а в текущих условиях и вовсе довольно сильно распределен по всему миру, рассказывает Наталья Беликова, архитектор программных продуктов RG-Soft. Поэтому периодически возникает необходимость звонить или писать кому-то. Все эти данные легко найти в адресной книге 1С:Документооорот (ДО).

Для этого необходимо запустить ДО, войти в свою учетную запись, открыть книгу, ввести имя. Многие считают этот путь слишком сложным, поэтому распечатывают телефоны коллег, теряя при этом актуальность данных, или просто громко вопрошают на весь кабинет: «А какой номер у Ильи-программиста?»

Помимо соседей по кабинету информационным центром по любому вопросу является наш HR.

Вопросы из серии «А где лежат наши обучающие курсы?», «А что мне делать, если я потерял пропуск?», «А кому отправлять заявку на заказ визиток?» сопровождают HR постоянно, хотя ответы на них хранятся в статьях нашей базы знаний и не требуют внимания HR-ов, на чьи хрупкие плечи ложится куча обязанностей: ввод новых сотрудников, обучение персонала, осуществление опросов и другие поручения руководства.

В нашей компании принято помогать коллегам. Ребята из нашего Экспериментариума – отдела в котором мы создаем и тестируем инновационные IT-решения, мысленно облачились в плащи супергероев. Окончательно и бесповоротно мы решили внедрить электронного помощника – чат-бота, который спас бы одних от рутины, а других от нехватки информации.

Всего за выходные была создана логика обработки запросов чат-бота на 1С. Надо сказать, что в RG-Soft уже была заготовка для взаимодействия с Telegram из 1С. Отдел разработки когда-то прорабатывал идею отправки оповещений в мессенджеры, сделал прототип, но из-за блокировки Роскомнадзором идею забросили. За выходные на базе этого прототипа появилась система настройки логики общения с пользователями, за последующую неделю она дорабатывалась и тестировалась, часть функционала понемногу переезжала на наш механизм.

Связь с базами 1С

Это очень удобно для компаний, которые хранят основную информацию в базах 1С. Бот работает внутри корпоративной системы. В нашем случае в ДО. Вся логика взаимодействия бота с человеком, кнопки и меню, а также данные всех пользователей хранятся там же. Оттуда он обращается к открытым API (открытым программным интерфейсам Telegram). То есть пользователь пишет боту в Telegram, бот обрабатывает запрос на 1С и возвращает ответ с необходимыми данными в мессенджер.

Безопасность

Именно по этой причине мы выбрали Telegram в качестве мессенджера. Если вкратце, то безопасность в Телеграм основывается на криптографическом протоколе MTProto Proxy. Это значит, что ни один злоумышленник со стороны не сможет внедриться в вашу базу. Даже если на горе свиснет рак и произойдет перехват, то расшифровать их будет невозможно, поскольку через сервер они проходят в зашифрованном виде. Кроме того, мы сами определяем уровень доступа к информации.

Точно также мы можем контролировать ограничения доступа к информации по категориям сотрудников. К примеру, с уволенными сотрудниками бот играет в молчанку и перекрывает доступ к меню. В этом плане бот гораздо надежнее людей хранит корпоративные тайны.

Бот помимо базовых, оперативных функций принимает различные заявки, помогает не забыть важное. Вот его основное меню:

Теперь бот – полноценный электронный помощник. Его зовут Захар, наш дизайнер разработал ему облик. Он живет в 1С, общается в Telegram и дорабатывается нашими же сотрудниками. Его функционал разрастается. Он включился в корпоративную культуру. Например, он напоминает о днях рождениях коллег, с фотографиями и поздравлениями. А еще через него можно передать «Спасибо» коллеге за какие-то рабочие моменты, это спасибо улетает получателю и озвучивается на общих собраниях компании. Мы пробовали проводить тесты личности через бота – руководители узнали много нового о своих командах.

Постепенно большая часть сотрудников прониклась удобством и скоростью доступа/предоставления информации через бота. HR получила единое окно сбора данных (которые раньше стекались через почту, телефон, личный контакт и мессенджеры) и возможность отправлять всех к Захару по вопросам, которые в зоне его компетенции. А наши разработчики получили список пожеланий что еще можно добавить/улучшить.

Теперь, если вдруг случаются сбои (технические работы или свет отключили), то слышно уже не «ваш чат-бот не работает», а что-то вроде «У Захара сегодня отпуск?», в общем, парень влился в коллектив.

В итоге мы получили чат-бот конструктор. Предусмотрели интеграцию бота с отдельно стоящими базами 1С и другими системами, заложили возможность изменения алгоритмов взаимодействия с пользователями. На случай если мы захотим сделать бота-продажника или консультанта для общения с клиентами, мы просто изменим сценарий беседы и подключим другие базы.

Так получилось, что изобретать велосипеды иногда полезно, если знаешь зачем и горишь идеей.

Фото Unsplash