Долго не отвечаете на электронные письма? Вы делаете больно другим

Брайан Борзиковски BBC Capital Пока человек ждет ответа на электронное письмо, его психикой постепенно завладевает неприятная неопределенность. Обозреватель BBC Capital рассказывает о последствиях, к которым это может привести - повышенной тревожности, бессонным ночам и даже чему-то похуже. Дэнни Гарсия очень хотелось бы получать ответы на свои электронные письма как можно скорее. Если ответ запаздывает, он начинает волноваться. Он даже не спит по ночам, думая о том, когда же ему ответят. Как написать идеальное деловое письмо Как дать отдохнуть своей почте, пока вы в отпуске Cтоит ли еще одна СМС вашей репутации? Гарсия живет в Нью-Йорке и работает менеджером по маркетингу сайта Stacklist, на котором представлены приложения и инструменты для облегчения работы руководителей компаний. Обмен электронными письмами заставляет его волноваться. С самого момента отправки письма его начинает бить нервная дрожь. Кому-то это может показаться крайностью, однако этот случай далеко не единичный. Ожидание ответа может послужить поводом для беспокойства даже при самых благоприятных обстоятельствах. Учитывая, что в наши почтовые ящики ежедневно падают сотни электронных писем, практически невозможно ответить на каждое из них мгновенно, а что-то и вовсе остается без ответа. Многие научные исследования говорят о том, что переполненный непрочитанными письмами ящик может вызывать стресс. Авторы одного из них выяснили, что постоянное получение уведомлений об электронных письмах в течение дня, а также проверка электронной почты утром и вечером приводили к повышению уровня тревожности. Тем не менее статистических данных о том, насколько сильно люди начинают беспокоиться, не получив ответа на свое электронное письмо, пока нет - по крайней мере, Американская психологическая ассоциация их не приводит. Отсутствие контроля По словам Джули Маккарти, профессора в области организационного поведения и управления персоналом Университета Торонто в Скарборо, крайняя степень беспокойства, связанного с обменом электронными письмами, может быть вызвана ощущениями неопределенности и отсутствия контроля над обстоятельствами. "Вы не можете контролировать то, как скоро вам ответят, и в то же время не можете точно знать, что именно вам ответят", - объясняет она. Наша культура приучила нас ожидать немедленного ответа Более того, она считает, что современная культура общения, которую трудно представить без обмена текстовыми сообщениями и "лайков" в "Фейсбуке", приучила нас ожидать немедленного ответа. Если человек не получает мгновенного удовлетворения этой потребности, у него может возникнуть тревога. В случае с текстовыми сообщениями в мессенджере вы, по крайней мере, можете видеть, как вам пишут ответ. В случае с электронными письмами ваши слова просто улетают в никуда, и никто не знает, что конкретно происходит дальше. Так как же долго следует ждать? Согласно исследованию, проведенному двумя профессорами одного из университетов Израиля, в 50% случаев ответ на электронное письмо поступает в течение примерно двух часов с момента его отправки. Вероятность того, что ответ на письмо придет в течение 29 часов, равна 80%. Дело не в вас, а скорее во мне Маккарти говорит, что беспокоиться по поводу того, что ваш адресат открыто вас игнорирует, вовсе не стоит. Тем не менее понять, почему люди не отвечают на письма, может быть трудно. Она могут быть заняты работой, могут пытаться отстраниться от офисных вопросов, чтобы провести время с семьей, или - подумайте, как часто это случалось и с вами - могут просто забыть написать ответ. Несмотря на беспокойство, которое испытывает Гарсия, он признает, что сам довольно часто забывает отвечать на сообщения, потому что у него очень много другой работы. В компании, где работает Гарсия, все сотрудники стараются отвечать на электронные письма в течение дня. Однако в какой-то момент директору компании надоело регулярное отсутствие ответов на ее письма, адресованные Гарсии, и она заставила его отправлять ей сообщения с подтверждением получения. По словам экспертов, именно такие действия может предпринять получатель, чтобы отправитель не беспокоился о получении ответа. Сам Гарсия осознает парадоксальность ситуации. "Я сам грешу тем же, что заставляет меня беспокоиться", - признается он. Но даже если человек обращает внимание на папку "Входящие", как правило, в ней скапливается огромное количество писем, которые необходимо просмотреть. Согласно отчету Radicati Group, международной компании, занимающейся исследованиями в области телекоммуникаций, в 2014 году на человека в среднем приходилось 121 деловое электронное письмо в день. Ожидается, что к 2018 году этот показатель вырастет до 140. Допустим, на прочтение одного письма уходит минута, а на написание ответа - еще одна. В итоге на то, чтобы прочитать все письма и ответить на них, уйдет четыре часа в день. Очень много писем отправляется в архив Крис Бэйли, автор книги "Проект продуктивности" (The Productivity Project), проживающий в Оттаве, получает от 500 электронных писем в день - многие из них с предложениями от компаний, работающих в сфере связей с общественностью. Все письма, которые он называет "эгоистичными" - то есть не несущие для него никакой ценности - он практически мгновенно отправляет в корзину. По его словам, чтобы повысить свои шансы на получение ответа, авторам подобных сообщений следует быть оригинальнее и попытаться найти индивидуальный подход к адресату. "Получив электронное сообщение, я сразу же принимаю решение, что с ним делать, - говорит Бэйли. - Очень много писем отправляется в архив". Кроме того, у него есть два электронных адреса - один для людей, с которыми он тесно сотрудничает, или которым готов отвечать быстро, а другой - для всех остальных. В последний попадает большинство сообщений, и его Бэйли проверяет лишь раз в день, в 15:00. У него есть около часа, чтобы ответить на как можно большее количество писем. Он говорит, что этот двойной подход помог ему существенно снизить собственный уровень беспокойства по поводу электронной переписки и сосредоточиться на более важных задачах. Управляйте своим разумом Конечно же, ответственность за скорый ответ несет не только адресат. Вы сами можете повысить вероятность получения реакции на свое письмо и снизить уровень своего беспокойства. По словам Джоселин Глей, автора книги "E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике" (Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distraction and Get More Work Done), для начала необходимо четко определить, когда вы хотите получить ответ. Помогите им понять ваши планы Если вам надо начинать проект, но прежде вы хотите обменяться идеями со своими коллегами, сообщите им, что если не получите ответа в определенный срок, вы начнете работу в любом случае. Кроме того, можно сказать, что вам бы хотелось получить ответ к концу дня или к 9:00 следующего дня. Если это не срочно, так и скажите. Напишите, что не ждете немедленного ответа, но будете рады получить ответ к концу недели, например. "Дайте адресатам контекст, - говорит Глей. - Помогите им понять ваши планы". Если же вы действительно обеспокоены, можете воспользоваться специальным приложением - хотя бы в качестве временного решения проблемы. Такие программы как Mixmax и Streak позволяют узнать, когда электронное письмо было открыто, и было ли оно перенаправлено другим людям. На работе Гарсия пользуется обеими программами. По его словам, знание того, что сообщение было открыто и просмотрено, очень сильно помогает ему в снижении беспокойства. Эндрю Свиндлхерст из Болтона, Великобритания, - директор по связям с общественностью в компании, занимающейся онлайн-маркетингом. Он рассказывает, что тратил так много времени на переписывание электронных писем и многократные проверки отправленных писем, оставшихся без ответа, что это стало влиять на производительность его труда. Отправив электронное письмо, он часто испытывает страх - особенно если адресатом является вышестоящий сотрудник. "[Я беспокоюсь], что что-то не так, даже если сделал все правильно", - говорит Свиндлхерст. Я должен осознать, что мое письмо могут вообще не открыть Эта проблема стала настолько серьезной, что он начал активно работать над собой, чтобы контролировать свое беспокойство. Он потратил много времени на изучение способов составления электронных писем и пытался менять стиль написания сообщений, чтобы узнать, поможет ли это получить более быстрый ответ. Некоторые из его приемов дали определенный результат, однако, по его мнению, лучшее решение - это представить, что адресат будет делать в тот момент, когда получит письмо. "Я должен осознать, что мое письмо могут вообще не открыть, - говорит он. - Нужно поставить себя на место адресата и подумать, чем он может заниматься, почему он может проигнорировать письмо, и даже если он его прочитает - почему он не захочет на него отвечать". Если же, несмотря на все это, ответ так и не пришел, попытайтесь выяснить, почему. Если адресат - один из ваших коллег, Глей советует написать еще раз через день или два. Если предлагаете товары или услуги без предварительной договоренности, следует подождать не менее двух недель и тогда по-новому сформулировать сообщение и предложить потенциальному клиенту новые преимущества. Если же ни один из этих способов не сработает, она рекомендует попытаться связаться с нужным вам человеком по телефону. Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.