5 советов для тех, кто хочет организовать смешанное обучение сотрудников без лишних трат

После окончания пандемии компании ищут баланс между онлайн- и офлайн-процессами. В сфере корпоративного обучения выходом стали проекты blended learning — микс очного и дистанционного формата. В ZENDEN удалось задействовать в таком проекте только двух сотрудников и потратить на обучение одного человека 12 800 рублей в год. Руководитель корпоративного университета ZENDEN Галина Соколова поделилась рекомендациями для тех, кто тоже хочет запустить смешанное обучение без лишних затрат.

На первом этапе подготовки программы обучения необходимо собрать всю информацию о том, что должны знать и уметь сотрудники. Эффективнее всего черпать ее из практических задач бизнеса. Например, если вы обучаете управляющего магазином, то можете составить список его типичных и нетипичных задач (разложить товар на стеллажи, поприветствовать клиента, вести диалог в зале, оформить документы и т. д.) и подробно описать процесс и нюансы их выполнения.

Полезно будет собрать обратную связь по выполнению этих задач со всех, кто контактирует с сотрудником заданной должности. Если речь об управляющем магазином, то это будет региональный директор, территориальный менеджер, группа учета и продавцы-консультанты. Кроме задач стоит прописать и основные возможные ошибки, которых нужно избегать.

Этап подготовки невероятно важен, ведь он станет фундаментом для всей дальнейшей коммуникации по программе, для ее развития или переработки в будущем. На него может уйти до полугода, но старания окупят себя — полная и структурированная база навыков, умений и задач для всех должностей впоследствии не раз пригодится вам, сэкономит время и труд.

На втором этапе подготовки программы логически выделяются модули обучения. У каждой должности — свое количество в зависимости от спектра задач. В случае управляющего сетевым магазином модулей было восемь:

· «Персонал» — поиск и адаптация новых кандидатов;

· «Товар» — процессы приемки и работы товароведа, работа с документами, отчетность;

· «План продаж» — планирование показателей и влияние на них, тайм-менеджмент;

· «Взаимодействие» — коммуникация и умение ее выстраивать;

· «Лояльность покупателей» — от основ мерчандайзинга до искусства ведения диалога с покупателем;

· «Работа магазина» — работа в команде и ее стандарты;

· «Безопасность» — обращение с данными и регламент действий во внештатных ситуациях;

· «Открытие магазина» — работа в группах на открытии и закрытии точек.

Многие со студенческих времен привыкли к формату одного экзамена, на котором проверят все полученные знания. Кажется, что одно общее тестирование сэкономит деньги и время. Но в случае корпоративного обучения, которое будет работать на перспективу, эффективнее устраивать проверки после каждого модуля. Так можно точнее отследить, какие темы даются сотрудникам сложнее, кто справляется лучше или хуже остальных. Это позволит вовремя принять меры, добавить или убрать определенные задания, чтобы сотрудники полностью усвоили материал и совершали меньше ошибок в будущем.

Оптимальное время, которое будет уделять сотрудник смешанному обучению в день, — 30 минут. Может показаться, что это слишком мало. Но на деле это возможность съесть слона по кусочкам, не перегружая человека массивами информации, не выключая его из рабочих процессов и не покушаясь на его личное время. Кроме того, обучение короткими порциями отчасти уже необходимость. В режиме многозадачности сотрудникам становится сложнее долго удерживать внимание на одном месте, и после первых 30 минут обучения его эффективность начинает падать.

Важно, чтобы сотрудники не пропускали обучение и не пытались наверстать упущенное за один день. Для этого постарайтесь заинтересовать их учебными форматами. Обязательно подкрепите каждый блок теории практическими заданиями, используйте геймификацию, презентации, видеоролики, инфографику, систему бонусов для поощрения лучших учеников, интегрируйте в программу живые тренинги и командную работу. Не забудьте установить расписание «контрольных», чтобы сотрудникам было легче планировать свое время и готовиться к тестам.

Часто тренировку «твердых» и «мягких» навыков разделяют. Но для многих должностей, особенно управляющих, гораздо эффективнее объединить их. Так вы с первых дней будете развивать сотрудника с разных сторон, а полученные навыки и знания он сможет применять на практике.

Формат смешанного обучения очень удобен для объединения тренировки «твердых» и «мягких» навыков. Дома или на работе в специально отведенное время сотрудник может прочитать небольшой блок теории, а на следующий день (или тут же в магазине) выполнить практические задания, которые предполагают общение с коллегами. Задачи, которые начинаются со слов «договориться», «организовать», «встретиться», «предложить», должны стать для него нормой. Чем больше общения с коллегами будет во время обучения, тем быстрее сотрудник адаптируется к работе.

Обратная связь после каждого обучающего модуля или даже после каждого практического задания важна не только для первой «обкатки» обучения. Любой новый сотрудник может заметить новые уязвимости программы или предложить идею по ее улучшению, о которой никто раньше не догадался. Регулярный сбор обратной связи маленькими порциями в итоге оказывается эффективнее, чем опрос всех сотрудников скопом. Он позволяет рассредоточить во времени задачи по доработке и улучшению программы и более грамотно распределить ресурсы на их выполнение.

Обратную связь стоит собирать по принципу 360°. Это значит, что давать ее должны не только сами обучающиеся сотрудники, но и их коллеги и руководители. Обучающиеся по разным причинам могут оценивать ситуацию хуже или лучше, чем она есть, поэтому взгляд со стороны способен принести вам много неожиданных открытий.

Еще один важный элемент эффективного обучения — автоматизация. Если она соединяется с четко структурированной информацией и регламентом действий, вы экономите значительное количество средств и времени. По возможности используйте при подготовке обучения CRM-системы и инструменты упорядочивания информации в таблицах. Тогда проект смешанного обучения будет удобно не только внедрять, но и менять и масштабировать.

Фото Unsplash