2019 год перевернул жизни большинства из нас с ног на голову, офисные будни сменились на постельную работу. А когда пришло осознание, что от работы в постели болит спина и греются ноги от ноутбука, мы начали организовывать рабочие уголки в попытках разделить личное и рабочее, найти удобный стол и полезные аксессуары на дому.
Победа - нам удобно, мы эффективны, а в перерывах можно почесать ухо домашнему питомцу. Но кое-чего не удалось привнести в работу на дому - человеческого общения с коллегами…
Small-talk в коридоре или за обедом, стратегические решения в курилке (шутка… или нет). Удаленная работа - это два клика вместо прогулки по коридорам от одной переговорки к другой, и подсознательно small-talk начал приходить в рабочие встречи (как выстроить коммуникации с командой и вернуть человеческое общение мы обсудим в другой раз), а помимо этого всегда были психологические и политические аспекты, отсутствие структуры, отсутствие целей – эти и многие другие причины превращали наши встречи в бесконечные holy wars, балаган и “трындеж”.
В рамках этой статьи приглашаю вас поразмышлять о том, как вернуть порядок в рабочие встречи - достигать результатов и не жечь деньги компании в трубу. Голые цифры: предположим, у вас часовая встреча 10 менеджеров продуктов уровня senior, чья зарплата от 300 тысяч рублей в месяц - встреча стоит 15873 рублей за час (без учета налогов, которые оплачивает компания в ФНС и пенсионный фонд). Вряд ли работодатель в здравом уме и твердой памяти готов оплачивать эту “беседку”. А что если таких “базарных” встреч будет 10 за неделю, а что если это будут руководители? На этом фиксируем проблему и переходим к её решению.
У вас может быть 3 роли на встрече: инициатор, приглашенный участник, фасилитатор. Третью роль пропустим в надежде, что фасилитаторы не будут читать эту статью, так как ничего нового они тут не должны узнать (должны - ключевое слово).
Поговорим о том, как вы можете сделать встречу эффективной, если вы приглашенный участник:
1) Заранее ознакомиться с целью встречи
2) Узнать у инициатора необходимость встречи - возможно вопрос можно решить несколькими сообщениями в чате? Если да, поздравляю - вы сэкономили себе время, а компании деньги)
3) Хорошо бы ответить себе на вопрос - а обязательно ваше присутствие? Может кто-то из вашей команды будет полезнее?
4) Если встреча неизбежна - подготовьтесь к ней. Зная цель, подготовьте возможные ссылки на файлы, которые могут потребоваться, соберите необходимую информацию.
5) На встрече – держите фокус на ее цели, не поддавайтесь искушению поговорить “о чем-то еще”
6) Если у вас есть аргументы в противовес высказыванию кого-то из коллег - старайтесь коротко и структурно доносить свои мысли, а не начинать их с момента “однажды, в некотором царстве…”
7) После встречи зафиксируйте итоги - какие задачи вы должны сделать и в какие сроки.
Конечно же можно написать еще десяток пунктов, но держим в голове правило Парето – 20% усилий дают 80% результатов.
Что делать, если вы инициатор встречи? 7 пунктам не обойдемся, но правило Парето сохраним).
1) Обозначьте цель встречи, например: обсудить проект Х, чтобы достичь результата Y
2) Зафиксируйте какого результата вы ждете по завершению встречи. Например:
a) Зафиксировать цели проекта Х
b) Договориться о задачах по реализации проекта
c) Договориться об ответственных за задачи
d) Договориться о сроках выполнения задач
3) Составьте список участников и подумайте, может быть в ваш список попали лишние люди?
4) Зафиксируйте роли участников
5) Подумайте о личном: кто из участников встречи “говорун”, а кто “молчун” - принимайте это во внимание во время проведения встречи. Не нужно кидать на амбразуру “молчунов” и давать слишком много свободы “говорунам”
6) Ответьте себе на вопрос: можно ли достигнуть цели встречи в формате переписки? Конечно любую цель можно достигнуть с помощью переписки, вопрос целесообразности? А сколько времени это займет? А сколько сообщений/писем придется отправить?
7) Встречи больше 60 минут - опасная ловушка, ведь всегда можно подумать: “еще столько времени, мы точно все успеем”. Подумайте дважды о необходимости такой длинной встречи.
8) Если встреча неизбежна, то пора составить план встречи. Например
a) 5 минут - вводная часть
b) 10 минут обсуждаем вопрос 1
c) 10 минут обсуждаем вопрос 2
d) 5 минут - подведение итогов
e) Учитывайте опоздания коллег
Вводная часть обязательна, не забывайте о человеческом факторе - как бы вы широко и подробно не расписали цель встречи и тему обсуждения, всегда есть большая вероятность, что найдутся те, кто не читал описание встречи.
9) Пункт которым часто пренебрегают - дополнительно оповестите участников встречи о ее цели и о том, что вы от них ожидаете. Помните, возможно им нужно время подготовиться.
1) Отбросить все волнения. Настрой позитивный, уровень уверенности в себе - максимальный
2) Начинаем встречу вовремя. Джентльменские 1-2 минуты можно подождать, ведь вы это учли, а дальше вы рискуете не успеть достичь цели встречи
3) Работаем по ранее написанному плану. Обязательно подсветите коллегам цель встречи и какие результаты ожидаются по ее завершению
4) Не нарушайте написанный вами план, если на обсуждение вопроса 1 вы потратите не 10 минут, а 12 – увеличивается вероятность того, что цель не будет достигнута
5) Модерируйте коллег, не давайте отходить от темы. Даже если это ваш руководитель, даже если это владелец компании – главное не боятся. Держите фокус коллег на цели встречи
6) Следите за настроением коллег, управляйте эмоциями:
a) Если чувствуете падение мотивации, время напомнить цель встречи и что это принесет ее участникам
b) Напряжение - всегда можно разрядить шуткой (да, это идет вразрез пункта про держать фокус, но это хорошая инвестиция)
c) Управляйте собственным голосом - подчеркивайте интонациями ключевые моменты, опускайте голос на важных вопросах
d) Чувствуете сопротивление? Время быстрого анализа причины этого сопротивления: это желание показать себя? Это нежелание брать дополнительную нагрузку? Это страх перед неизвестной задачей? Это что-то личное? Это пункт со звездочкой, потому что каждый вопрос требует индивидуального подхода и времени на отработку возражений
7) Обязательно оставьте время на подведение и фиксацию итогов встречи. Зафиксируйте результаты встречи среди коллег и получите обратную связь
8) Закончите встречу вовремя и получите плюс в карму от инициаторов встреч, на которые пойдут коллеги впоследствии
9) Самое сложное это закончить на 5 минут раньше – подарите это время коллегам на чай и разгрузку мозга для смены контекстов
1) Отправьте всем участникам встречи список достигнутых договоренностей
2) Не забывайте пинговать коллег о необходимости реализации достигнутых договоренностей, ведь если проект не будет реализован, то хоть встреча и не превратилась в балаган все равно стала не эффективной.
Таков джентльменский набор правил для проведения эффективных встреч. Все остальное это погоня за 20% результата при 80% усилий, а там куча вопросов из серии “что если…” и обсуждения на тему “что делать, если инициатор встречи не соблюдал описанные выше правила и можно ли не идти на такую встречу”. Что делать с “быстросинками” и так далее… Делитесь своими хаками проведения эффективных встреч, делитесь проблемами, вопросами – тогда мы встретимся еще раз и пополним этот набор.
Фото Unsplash