Обучите, распишитесь

До конца 2020 года в России рассмотрят возможность перевода документооборота по охране труда в электронный формат с использованием современных цифровых технологий и электронной цифровой подписи (ЭЦП). Предложение уже сформировано рабочей группой по регуляторной гильотине для рассмотрения государственной думой. Бумажные журналы и протоколы по охране труда, а также получение «живых» подписей сотрудников тормозят бизнес-процессы, а работодатели из-за данной формальности часто совершают ошибки, за которые могут быть наложены серьезные штрафы. Если в организации численность персонала превышает 100 человек, стандартный повторный инструктаж сводится к формализму, а специалист, ответственный за его проведение, тратит до нескольких дней на заполнение журналов и сбор «живых» подписей. Сегодня у работодателей появилась возможность проводить необходимые обучения для сотрудников онлайн. Когда цифровая безопасность и цифровая идентификация личности находятся на пике популярности и широко используются повсеместно для получения онлайн-услуг, в том числе, государственных, бизнес поддерживает предложение вести электронный документооборот в области охраны труда с возможностью идентификации личности работников. Право работодателя использовать электронную идентификацию личности в обучении сотрудников на данный момент рассматривается в рамках регуляторной гильотины. Предложение о введении этой возможности было внесено рабочей группой по Трудовым отношениям и охране труда в проект Трудового кодекса РФ и уже было поддержано Министерством труда и социальной защиты. Если предложение будет одобрено Государственной Думой в конце 2020 года, то для данного процесса будет разработан отдельный подзаконный нормативный акт. У работодателей будет право выбора: оставить документацию в бумажном виде или выбрать новый современный способ – когда сотрудники подтверждают факта прохождения обучения с помощью ЭЦП. Если ЭЦП будет простой, например, с использованием кода в смс – услуга для работодателя будет бесплатной (при условии подключения к внешнему сервису, предоставляющему данные услуги, либо разработке собственного). Учитывая высвобождение часов, которые специалисты тратят на сбор подписей и бумажную волокиту – использование ЭЦП должно покрыть финансовые затраты на подключение к сервису, а также высвободить больше трудовых ресурсов на реальную работу. Помимо экономической выгоды, у такого перехода есть и экологические плюсы: снижение бумажного документооборота значительно сократит использование бумаги, что означает сохранение лесов, энергии и других природных ресурсов. Важно отметить, что при электронном ведении документации по охране труда вероятность подделки подписи очень маловероятна – в отличии от бумажных журналов. При этом в случае вопросов со стороны контрольно-надзорных органов экспертиза живой подписи –процедура дорогостоящая. Поэтому в современном мире, где ЭЦП используют для защиты личных, финансовых и бизнес данных, ведение электронного документооборота по охране труда будет не только безопасно, но и выгодно, и экологично! Фото Unsplash