Удаленка: как эффективно выстроить свою работу дома?

В связи со сложившейся ситуацией с коронавирусом многие компании переводят своих сотрудников на удаленную работу. Такие меры предпринимаются для безопасности работников, однако не все из них готовы к этим нововведениям. Корреспондент «МИР 24» собрал мнения экспертов из разных областей и выяснил, как организовать свой рабочий день дома, выработать самодисциплину и найти положительные стороны. Как развить самодисциплину? Как рассказывает эксперт-консультант по работе с удаленными сотрудниками Евгения Попова, важный момент заключается в том, что офисный сотрудник и дистанционный – это разный психотип людей. Несмотря на то, что людей переводят на работу из дома, у них включается более осознанное восприятие текущей ситуации, поэтому для начала надо перестроиться. Это будет не так просто, ведь временно закрываются детские сады и школы. Получается, что человек вынужден работать не просто дома в комфортных условиях, но и отвлекаться на семью. «Первое, что надо сделать – это организовать свое рабочее место. Далее провести обязательную беседу со своими домашними, обговорить правила взаимодействия. Необходимо сделать внутренний настрой, что ты действительно работаешь, не смешивая быт и семью», – комментирует Евгения Попова. Основатель и СЕО маркетплейса детских лагерей KidsCampsFinder Ярослав Савин считает, что наиболее сложно организовывать удаленную работу семейным людям с детьми. «Для них папа/мама/муж/жена дома означает, что они дома, а не на работе. Первое, что должны осознать ваши домочадцы – что вы работаете. При правильной организации сотрудник на удаленке может быть даже эффективнее, чем он был в офисе. Если вы создали эффективную команду, нацеленную на результат, она будет добиваться его, как в офисе, так и на удаленной работе», – говорит эксперт. В свою очередь, директор по внешним связям в Восточной Европе и Средней Азии координационного центра RIPE NCC Максим Буртиков рассказывает, что каждый второй фрилансер на форуме жалуется, что от работы постоянно что-то отвлекает. «Хотите сохранить рабочее время – придется прокачать рабочую дисциплину. Для начала – понять, что вы не в отпуске. Просто ваше рабочее время временно переехало. Это удобно – как минимум, вы под защитой от вируса, да еще и нет необходимости тратить время на дорогу до офиса и домой. Второе – обязательно составляйте рабочий план и ставьте отметки о состоянии дел. Без контрольных точек очень сложно не увязнуть в рутине и пропустить что-то важное. Третье – если у вас маленькие дети, которые постоянно отвлекают, используйте хитрость – закрывайтесь в «кабинете», делая вид, что ушли на работу. Этот прием поможет сохранить настрой и адаптироваться к новым реалиям. Не забывайте про бонусы и награды для себя. Запланировали – выполнили – сделали регламентированный перерыв. Это ваши 15 минут – делайте в это время все, что угодно. Ленитесь, потягивайтесь, смотрите любимый сериал. Но только в установленный временной промежуток. Не можете уследить по часам – заводите будильник», – советует эксперт. Плюсы удаленной работы Из плюсов удаленной работы Евгения Попова выделяет в первую очередь мобильность. Но сейчас в сложившейся ситуации это осознанный подход к безопасности, к своему здоровью. При этом Ярослав Савин считает, что на удаленке можно сфокусироваться на работе без отвлечения другими сотрудниками. «Многие исследования доказывают, что современные сотрудники гораздо креативнее и позитивнее мыслят на удаленке. Не ощущая офисного стресса и не сравнивая свои достижения с работой коллег, они в полной мере могут раскрыть себя. Кто-то, привыкнув к такому режиму, и вовсе отказывается возвращаться в офис. Здесь все зависит от человека – если работодателю нравится результат работы удаленного сотрудника, не обязательно заставлять его сидеть в кабинете. К тому же, можно периодически приезжать на встречи», –отмечает директор по глобальному развитию Rakuten Viber Анна Знаменская. Минусы удаленной работы Конечно, в таком формате работы не обойтись и без минусов. Как считает Евгения Попова, такая работа не подходит людям, привыкшим работать в социуме. По словам Анна Знаменской, исследование Global Evolving Workforce, проведенное еще в 2014 году, показало, что обратная сторона удаленной работы – это присутствие дома супруги/супруга, детей, родителей и домашних животных, которые могут отвлекать. 20% сотрудников признались, что, работая из дома, они меньше двигаются, а 38% – что они регулярно перекусывают. Почему некоторые работодатели все еще не перешли на режим удаленной работы? Однако не все компании перешли на режим удаленной работы, несмотря на угрозу заражения коронавирусом. Мы решили узнать, почему они этого не сделали. Так, по словами Евгении Поповой, для некоторых работодателей переход на дистанционную форму работы вызовет больше стресса, чем мысль о заболевании коронавирусом. «Люди имеют разное мнение на этот счет. Многие работодатели думают, что если они видят сотрудников – они их контролируют. У них возникает много вопросов с охраной труда, юридических вопросов. Крупным структурам, несмотря на их масштабы, гораздо проще перевести людей на удаленку. У них выстроен правильный менджмент внутри компании. А вот малый и средний бизнес часто использует примитивные способы работы. Однако это реальная возможность улучшить свои компетенции с точки зрения управленческих процедур. Можно на эту ситуацию посмотреть положительно – у многих работодателей спадает пелена визуального контроля», – рассказывает эксперт. Ярослав Савин причиной отказа от удаленной работы считает, что в первую очередь, многие работодатели создали такую рабочую атмосферу, в которой не могут доверять своим сотрудникам. Поэтому опасаются, что те не будут работать, если перевести их на удаленку. Опыт и советы от работодателей Многие работодатели, которые перешли на подобный формат работы, решили также поделиться своим опытом. «С этой недели все наши сотрудники полностью перешли на удаленный режим. Несмотря на то, что мы интернет-компания и удаленная работа для нас это норма, два офисных дня в неделю были обязательны для всех. Мы пробовали разные форматы, но поняли, что эффективность сильно снижается, когда сотрудники совсем не посещают офис», – делится сооснователь сервиса аренды вещей Next2U Екатерина Крайванова. Екатерина Крайванова рассказала, что нужно делать, чтобы не терять фокус и рабочий настрой. «У нас введено несколько правил. Мы ставим все задачи на неделю в облачной программе для управления проектами Trello. Они прозрачны для руководителей и коллег по направлению, имеют дедлайны. Регулярно проводим совещания по скайпу. Один-два раза в неделю руководители направлений общаются с отделом. Один раз в две недели общее собрание, где каждый рассказывает о результатах своей работы за пять минут. Чтобы не терять эффективность, мы рекомендуем сотрудникам делать за раз одну задачу, не отвлекаться на звонки и мессенджеры во время работы над ней. И обязательно делать перерывы по пять-десять минут между большими задачами, это помогает избежать перегруза», –говорит эксперт. Генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива» Наталья Сторожева отмечает, что как показывает практика, этот формат подходит далеко не всем: удаленная работа требует высокого уровня самоорганизации и дисциплины. Такой формат работы также требует от начальства хороших управленческих навыков. «Качество работы с удаленными сотрудниками зависит от хороших управленческих навыков руководителя. Ему потребуется предельно точно и подробно ставить задание, назначать контрольные точки его согласования и приемки. Минус в том, что это может занимать больше времени, чем при взаимодействии с находящимися в офисе сотрудниками. Еще один момент – синхронизировать работу команды удаленных сотрудников. Потребуется наладить каналы связи, создать групповые чаты, проводить скайп-конференции для упрощения взаимодействия. Это, во-первых, позволит связать людей едиными требованиями, дедлайнами. А во-вторых, объединить их «командным духом», информационным полем, которые в совместной работе рождаются естественно, а при удаленной работе – с помощью руководителя-координатора», – объясняет Наталья Сторожева. Президент Русско-Азиатского Союза промышленников и предпринимателей Виталий Манкевич отмечает, что для того, чтобы не растерять координацию между сотрудниками, нужно всегда выставлять жесткие дедлайны, а в течение дня созваниваться с подчиненными и спрашивать, какие есть невыполненные задачи, и консультировать по насущным вопросам. По окончании дня каждый сотрудник пишет отчёт о проделанной работе. «Нашим сотрудникам мы также советуем не работать лежа с компьютером, а наоборот садиться за стол: во-первых, мозг будет воспринимать пространство как имитацию офиса, а во-вторых, вы сможете легче настроиться на рабочий лад. Если задач не так много, лучше всего выжать максимум из сидения дома. Вспомните, сколько книг вы покупали, но так и не прочли. Многим в обычном режиме не хватает времени для образования, и карантин – отличный повод, чтобы пройти онлайн-курсы», – подчеркивает эксперт. Мнение психолога «Если работать дома не получается, попытайтесь понять, что мешает вашей работе, – советует психолог, исполнитель сервиса YouDo Эльнара Мустафина. – Если это посторонний шум, то используйте звукоизолирующие наушники. Если вы дома не одни, договоритесь со своей половинкой о том, чтобы по очереди проводить время с ребенком. Если у вас дети школьного возраста, открыто поговорите с ними и объясните, что ситуация поменялась, и что ваше присутствие дома не означает, что можно больше играть. Обозначьте, что совместное времяпрепровождение наступает после определенного времени». Психолог также советует придумать для себя систему награждения, к примеру, если выполнили пункты на 100%, то полагается самое желанное, если же на 90%, то менее желанное, а если на 70%, то награда не достанется вовсе. Это поможет вам испытывать удовлетворение от выполненных задач и сохранить мотивацию для новых. «В первую очередь, чтобы грамотно выстроить домашнюю работу, нужно уделить внимание графику. Осознание того факта, что вы в любом случае не опоздаете на работу, может привести к тому, что вы будете позже засыпать, а это уже приведет к сбою биоритмов. Постарайтесь просыпаться и засыпать в определенное время. Если на работе вы постоянно передвигались, постарайтесь делать это и дома: выполняйте физические упражнения, чтобы не потерять форму», – продолжает эксперт. Также важно не потерять обратную связь по рабочим процессам. Вас больше не контролируют, но это может стать проблемой. Поэтому обговорите дни, когда вы будете отчитываться о проделанной работе и просить обратной связи. Если же вы – начальство, то постарайтесь не терять контакт со своими работниками и будьте на связи в рабочее время.