В мире
Новости Москвы
Политика
Общество
Происшествия
Наука и техника
Шоу-бизнес
Армия
Статьи

Когда даже подпись — и та электронная

Как онлайн-платформа Smallpdf упрощает работу на удаленке.

Видео дня

Пандемия продолжается, и работа из дома уже не кажется чем-то необычным, неудобным и временным. Хотя возможность не тратить время на дорогу или уделять больше внимания домашним любимцам отчасти компенсирует неудобства, присутствие в офисе давало возможность на месте подправить документ, получить подпись начальника и отправить оригиналы получателю вместе с курьером.

Сейчас такой возможности нет, общение, по большей части, по электронной почте. Документооборот также перешел в виртуальную реальность. Если вам приходится работать с отсканированными документами, отправлять и получать файлы в формате PDF, то вы знаете, сколько неожиданных проблем может при этом возникнуть: файл может оказаться слишком тяжелым для электронной почты получателя или, заметив опечатку, вы не будете иметь возможность внести даже элементарные правки. А простая на первый взгляд задача объединить отсканированные страницы в один файл может превратиться в настоящий квест с приключениями.

Отдельным пунктом стоит выделить электронную подпись на документах. В условиях, когда личные встречи ограничены, а работа не останавливается, растет необходимость в инструментах, позволяющих совместно редактировать файл, видеть историю изменений – и ставить электронную подпись.

Швейцарское качество

Платформа Smallpdf разработана ии, изначально компания была создана для того, чтобы два ее создателя могли передавать пдф документы своим родителям иии, где парни тогда учились. Создана она с любовью и недаром ее рейтинг на Google-Play составляет 4,8, а количество пользователей в месяц превышает 500 миллионов человек. Для удобства платформа переведена на 24 языка, включая русский.

Более того, в 2019 году TrustRadius, известный сайт c достоверными обзорами на бизнес-технологии, включил Smallpdf в топ рейтинга лучших систем управления документами. Давайте разбираться, почему.

Два главных инструмента — «Сжатие» и «Электронная подпись PDF-файла»

Система сжатия файлов Smallpdf позволяет быстро сократить размер документа до формата, соответствующего требованиям электронной почты. Благодаря Smallpdf вы сможете уменьшить свой файл на 40% (базовое сжатие) или 75% (сильное сжатие).

Электронная подпись позволяет ставить подпись на документах дистанционно. И является незаменимым инструментом, который пользуются в компаниях. Интересно то, что подпись можно запрашивать у множества подписантов. Приглашение придёт на почту, и ссылка проведет человека прямиком к документу. Только он будет его видеть и сможет с ним взаимодействовать.

Насколько это безопасно?

ISO: Smallpdf соответствует общепризнанным стандартам ISO для управления информационной безопасностью (ISO 27001:2013). ISO – это международная организация, стандарты которой гарантируют безопасность продуктов и услуг, а также их высокое качество и эффективность во многих областях.

Хранит ли Smallpdf личные данные?

На сайте ваш документ находится не более часа. После того, как вы поработали с файлом и скачали его себе на компьютер, он будет удален в течение 60 минут. Такое время они дают специально, чтобы пользователь мог вернуться к документу в случае надобности.

Исключением является инструмент для подписи документов eSign. Когда вы отправляете файл PDF для подписи, он сохраняется в сети в течение 14 дней. Это делается для того, чтобы подписант успел поставить свою подпись. Благодаря SSL-шифрованию на каждом этапе работы ваши файлы находятся под защитой, и только вы определяете, кто может получить к ним доступ.

Конечно, стоит ознакомиться с местным законодательство в отношении этих норм, ввиду того, что электронный подписи имеют юридическую силу.