В мире
Новости Москвы
Политика
Общество
Происшествия
Наука и техника
Шоу-бизнес
Армия
Статьи

Как оцифровать кадровый документооборот

Последние несколько лет компании стремятся оцифровать кадровые процессы: массовый наём, адаптацию, обучение и оценку персонала. Но кадровое делопроизводство долгое время оставалось наименее автоматизированным. Во многом из-за того, что существующая нормативная база предписывала вести кадровый учёт в бумажном виде.
Уже сегодня любая компания может вести в электронном виде более 75% кадровых документов, а вступив в эксперимент , — полностью перейти на электронный кадровый документооборот. Антон Бобров, директор департамента корпоративных сервисов ГК «КОРУС Консалтинг» , р ассказывает о том, как оцифровать кадровый документооборот.
Кадровые документы можно разделить на личные и массовые.
Личные касаются одного сотрудника. Это трудовой договор и изменения к нему, договор материальной ответственности, ученический договор.
Массовые создаются для ознакомления всех сотрудников. Это инструкции, распоряжения, локально нормативные акты (ЛНА).
В настоящее время массовые документы можно подписывать в электронном виде. По факту это больше 75% всех кадровых документов:
- внутренние локальные нормативные акты,
- оформление командировок,
- планирование и оформление отпуска,
- учет рабочего времени, графиков сменности,
- заказ справок и копии трудовой книжки,
- вся документация для охраны труда: отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров.
Для подписания всех этих документов работодатель и работник используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
24 апреля 2020 года Минтруд подписал ФЗ 122, в рамках которого бизнес может протестировать полный отказ от бумажных кадровых документов. Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года, по его результатам будет принято решение о внесении изменений в законодательное регулирование электронного кадрового документооборота.
Основные положения ФЗ об эксперименте по кадровому ЭДО:
Для подписи работодатель всегда использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а работник — ту, которую требует информационная. Например, при работе в собственной системе работодателя работнику понадобится усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись (УКЭП/УНЭП), а при работе на портале «Работа в России» достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
По сути, участие в эксперименте Минтруда освобождает от необходимости покупать дорогие УКЭП на каждого сотрудника и разрешает подписывать все кадровые документы в электронном виде.
Эксперимент – это лишь первый шаг государства в сторону цифровизации кадрового документооборота. Вторым шагом навстречу бизнесу стал принятый 8 декабря Федеральный закон 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».
Главные изменения:
Чтобы отказаться от бумажных документов, необходимо перестроить кадровые процессы и подготовить нормативную базу и регламенты. Удобнее всего действовать по стандартному алгоритму.
1) Провести кадровый аудит
Результат:
2) Разработать локальный нормативный акт об электронном взаимодействии, правилах применения и видах электронных цифровых подписей (ЭЦП)
Результат:
3) Ознакомить сотрудников с локальным нормативным актом и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.
Результат:
Какие инструменты автоматизируют электронный кадровый документооборот
Следующий этап – выбор системы взаимодействия «компания-сотрудник», ее интеграция с кадровой учетной системой и обучение персонала. Комплексный процесс внедрения такого инструмента включает в себя три взаимосвязанные составляющие:
Уже сейчас на рынке есть системы электронного кадрового документооборота, которые имеют всю необходимую инфраструктуру для быстрого и легитимного подписания документов. С их помощью можно уйти от бумажного документооборота и подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде.
На что стоит обратить внимание:
При выборе подходящей ИТ-платформы не существует универсального и единственно правильного решения, но оптимально брать за основу готовые решения и дорабатывать их в соответствие с бизнес-процессами вашей компании. Это позволяет ускорить процесс перехода и избежать глобальных затрат.
Но полностью останавливаться на готовом решении я не рекомендую:
К сожалению, получить такой сервис из коробки сложно, поэтому доработки все же понадобятся.
Часто электронный документооборот «прикрепляют» к личному кабинету сотрудника на корпоративном портале, используя его в качестве интерфейса взаимодействия с ЭДО. Корпоративный портал объединяет все сервисы и унифицирует к ним доступ, позволяет полностью автоматизировать электронный кадровый документооборот, включая механизм согласования.
Именно так поступили в Банке «Санкт кабинет сотрудника на корпоративном портале стал единой точкой входа в инструмент для подписания всех необходимых документов.
Теперь новые кадровые документы публикуются на портале и далее проходят через несколько этапов согласования. Правила для маршрутов, параллельное или последовательное согласование настраиваются для документов инициаторами прямо в системе.
Решение позволяет создавать и изменять группы пользователей для рассылки. В группе можно указывать как должности (ролевая маршрутизация — всем сотрудникам на должности), так и конкретных исполнителей. Задание на ознакомление для соответствующих сотрудников создается автоматически.
При увольнении сотрудника или уходе в декретный отпуск задания на ознакомление автоматически закрываются с соответствующей отметкой. При приёме нового сотрудника или выходе после долгосрочного отсутствия (например, из декретного отпуска) автоматически формируются задания на ознакомление с новыми редакциями документов — при этом отправляются только актуальные документы, с которыми должен ознакомиться сотрудник в соответствии с занимаемой должностью.
Срок подписания контролируется: в личный кабинет работника и его руководителя поступают уведомления, если задание не завершено в срок. Контролировать статус задачи можно в реестре ознакомления, который можно выгрузить в формате Excel-таблицы.
Согласование и оформление отпуска также проходит на портале через личный кабинет сотрудника. Этот процесс полностью автоматизирован: начинается с формирования заявления и заканчивается выплатой денежный средств. Ни одна готовая система для электронного кадрового документооборота не дает такой возможности.
Возможность создавать, подписывать и хранить документы в электронном виде существенно уменьшила трудозатраты сотрудников – в банке работает порядка 4 тысяч человек, что требовало колоссальных ресурсов.
Бизнес все активнее оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы,и государство поддерживает этот тренд. Цифровизация кадрового документооборота – это еще один шаг и, можно сказать, почти свершившийся факт. Самое время готовить фундамент для перехода, сформировав методологическую базу и создав техническую инфраструктуру. И начать экономить на функции, не дожидаясь изменений законодательства.
Фото Pixabay